Eine Abschlussparty für den CSD: Was ist zu beachten?

Die offizielle Abschlussparty rundet einen Christopher Street Day nicht nur stimmungsvoll ab. Für viele Vereine ist sie eine der wichtigsten Einnahmequellen, die Straßenfest und Parade überhaupt erst finanzierbar macht. Wer zum ersten Mal eine solche Party auf die Beine stellt, unterschätzt leicht, an wie vielen Stellen Geld fließt: rein wie raus. Die folgenden Anregungen helfen euch, die großen Posten im Blick zu behalten und keine bösen Überraschungen zu erleben.

Eine Vorbemerkung vorweg. Ob ihr selbst veranstaltet oder die Party in fremde Hände gebt, ändert fast alles an der Kalkulation. Beide Wege sind legitim. Sie verlangen nur unterschiedlich viel Zeit, Risiko und Know-how von euch.

Am einfachsten: einen Partyveranstalter beauftragen

Habt ihr wenig Zeit oder schlicht zu wenig Leute im Team, lohnt es sich, einen lokalen Partyveranstalter mit der Ausrichtung der CSD-Party zu beauftragen. Der hat genug Erfahrung und weiß genau, was er tut, was er beachten muss und wie er das Event so bewirbt, dass auch genügend Leute erscheinen. Wird es größer, ist auch eine Kooperation mehrerer Veranstalter oder Szenewirte denkbar. Sprecht hier mit allen möglichen Partnern.

Die Kalkulation sieht dann anders aus als bei einer Selbstorganisation. Üblicherweise wird ein Festbetrag für die Party oder eine Beteiligung pro Gast von zum Beispiel 2 € brutto vereinbart. Ein großer Teil des unternehmerischen Risikos verbleibt beim Veranstalter. Trotzdem gilt auch für euch: Wenig Gäste bedeutet wenig Einnahmen.

Die passende Location finden

Entscheidet ihr euch dafür, die Organisation selbst in die Hand zu nehmen, beginnt es mit der Suche nach einer Location. Neben der Größe zählt hier vor allem das, was auch bei Immobilien gilt: Lage, Lage, Lage. Für einen CSD mit 1.000 Besuchern lohnt es sich nicht, eine Diskothek mit 2.000 qm zu mieten. In jedem Fall wird es dann leer, und mit der leeren Fläche kippt die Stimmung. Liegt die Location außerhalb oder ist sie vom Straßenfest schlecht zu erreichen, richtet einen Shuttleverkehr ein. Pro Shuttle-Bus müsst ihr 500 bis 750 € einplanen.

Eine oft angewendete Absprache mit der Location ist folgende: Ihr erhaltet die kompletten Einnahmen aus dem Eintritt, der Betreiber behält die Einnahmen aus der Gastro. Sprecht (falls vorhanden) mit mehreren Häusern, um das beste Angebot rauszuholen. Manchmal springt eine kleine Gastro-Beteiligung heraus oder der Betreiber übernimmt einen Teil der Kosten, etwa für Werbung oder Acts. Wer in seiner Stadt nicht weiß, welche Häuser überhaupt infrage kommen, findet über die Übersicht der Gay-Locations weltweit einen guten ersten Anhaltspunkt.

DJs und Künstler buchen

Gute Musik ist das A und O jeder Party, das ist keine Überraschung. Verschafft euch einen Überblick über verfügbare Szene-DJs. Wenn ihr aus dem Pool der deutschlandweit bekannten Szene-DJs bucht, könnt ihr eigentlich nicht viel falsch machen. Kalkuliert hierfür 250 bis 500 € pro DJ. Sehr cool ist auch die Ergänzung durch Sänger oder Musiker. Oft kann euch der DJ einen Tipp für einen Act aus diesem Bereich geben.

Eine Sache gibt es bei der guten Musik aber noch zu beachten: Gut liegt im Auge des Betrachters beziehungsweise im Ohr des Hörers. Die Musik muss nicht nur gut sein, sondern auch passen. Es gibt Städte, da ist Electro-Sound das Maß aller Dinge, während anderswo primär Pop läuft. Es macht keinen Sinn, auf der Main-Area einen Techno-DJ abzustellen, wenn dann alle Gäste auf die zweite Area flüchten, auf der Schlager oder Pop läuft.

Auch bei den DJs bitte die Nebenkosten beachten. Manche legen mit Plattenspielern oder CDs auf, viele einfach nur mit Notebook. Braucht der DJ ein Mikrofon? Sehr geil (wenn noch Budget da ist) sind Special Effects: Konfetti, CO2-Shooter oder Ballon-Abwurf. Wer tiefer in den Aufbau eines stimmigen Sets einsteigen will, findet im Beitrag zu DJ-Sets für Einsteiger ein paar weiterführende Gedanken.

Eintrittspreis und Break-even kalkulieren

Bevor ihr Tickets druckt, solltet ihr wissen, ab welcher Gästezahl ihr schwarze Zahlen schreibt. Rechnet dafür alle festen Posten zusammen: Miete oder Mindestumsatz der Location, DJ-Gagen, Technik, Security, Werbung, GEMA und Steuern. Diese Summe geteilt durch euren geplanten Eintrittspreis ergibt die Zahl der Gäste, ab der sich die Sache trägt.

Beim Preis selbst hilft ein Blick auf vergleichbare Partys in eurer Stadt. Liegt ihr deutlich darüber, bleiben Leute weg. Liegt ihr darunter, verschenkt ihr Marge. Ein Mittelweg sind gestaffelte Preise:

• Vorverkauf: günstiger, dafür plant ihr früher mit gesicherten Einnahmen und kennt eure Auslastung besser.
• Abendkasse: höher, weil Spontanbesucher den Aufpreis meist akzeptieren.
• Kombitickets: gekoppelt an Straßenfest-Angebote oder, bei der Parade, an CSD-Truck-Tickets, falls ihr beides anbietet.

Plant außerdem einen Puffer ein. Schlechtes Wetter, ein paralleles Großevent oder ein verregneter Straßenfest-Tag können die Abendkasse spürbar drücken.

Genehmigungen, Security und Sicherheit

Eine Party mit ein paar hundert Gästen ist eine öffentliche Veranstaltung, und die bringt Pflichten mit sich. Kümmert euch früh um die nötigen Genehmigungen beim Ordnungsamt. Je nach Größe verlangt die Stadt ein Sicherheitskonzept, geregelte Flucht- und Rettungswege und eine bestimmte Zahl an Ordnern oder Securitykräften.

Ein qualifizierter Sicherheitsdienst ist kein Luxus, sondern bei vielen Events Vorschrift. Holt rechtzeitig Angebote ein und klärt mit der Location, was sie ohnehin stellt. Brandschutz, eine erreichbare Ersthelfer-Struktur und die zulässige Höchstbesucherzahl gehören ebenfalls auf eure Checkliste. Vieles davon überschneidet sich mit dem, was bei der Organisation von Straßenfest und Parade ohnehin zu klären ist. Stimmt euch deshalb innerhalb des Orga-Teams ab, statt Dinge doppelt zu beantragen.

Zusätzliche Kosten beachten

Ja, das Thema mit den Kosten haben wir schon oft erwähnt und erwähnen es laufend. Das hat einen einfachen Grund: Für die CSD-Finanzierung ist relevant, was am Ende übrigbleibt. Zahlt ihr am Ende sogar drauf, hättet ihr euch den Aufwand sparen können. Zwei Posten geraten besonders gern in Vergessenheit:

• GEMA: Die GEMA möchte Geld für die Musik. Der genaue Betrag richtet sich bei Tanzveranstaltungen mit Tonträgern nach dem Tarif M-V und hängt von der Veranstaltungsfläche, der Besucherzahl und dem Eintrittspreis ab. Hinzu kommen die GVL-Vergütung und Umsatzsteuer. Nutzt ihr Live-Musik, fällt ein anderer Tarif an. Den genauen Preis berechnet ihr im Onlineportal der GEMA oder fragt in der Location nach, ob dort bereits ein Pauschalvertrag besteht.
• Vergnügungssteuer: Klingt skurril, gibt es aber wirklich. Viele Städte erheben eine sogenannte Vergnügungssteuer auf Tanzveranstaltungen. Bemessen wird sie meist nach Eintrittspreis und Zahl der Karten, häufig als Prozentsatz auf den Bruttopreis, alternativ pauschal je angefangene Quadratmeter Veranstaltungsfläche. Die Sätze schwanken je nach Kommune stark, und manche Städte verzichten inzwischen ganz darauf. Fragt im Zweifel bei der Stadt nach, bevor ihr kalkuliert.

Rechtzeitig und gezielt bewerben

Die beste Party nützt nichts, wenn niemand davon weiß. Beginnt mit der Bewerbung, sobald Datum und Location stehen. Druckmaterial gehört dorthin, wo eure Zielgruppe ohnehin verkehrt: in Szene-Locations, queere Cafés und auf das Straßenfest selbst. Online erreicht ihr die meisten Leute über die einschlägigen Communities, Veranstaltungskalender und natürlich euren eigenen Kanal.

Plant die Party rechtzeitig in den überregionalen Kalendern ein. Wer von außerhalb anreist, sucht oft Wochen vorher nach Programm. Ein Eintrag im CSD- und Pride-Kalender sorgt dafür, dass auch Gäste aus der Umgebung euch finden. Verlinkt eure Party zudem mit den umliegenden Party-Städten, damit Reisende das Wochenende rund planen können.