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Eine Abschlussparty für den CSD: Was ist zu beachten?

Die offizielle Abschlussparty hat nicht nur den Sinn, den Gästen ein möglichst breitgefächertes Programm zu liefern und die Möglichkeit zu bieten, sich zu betrinken und zu paaren. Nein, oftmals ist die Party ein wichtiger Beitrag der Finanzierung von Straßenfest und Parade.

Gerne möchten wir Euch an ein paar Anregungen und Tipps geben, was ihr bei der Organisation einer Party berücksichtigen müsst und wo Kosten bzw. Einnahmen entstehen.

Am einfachsten: Partyveranstalter beauftragen

Habt ihr wenig verfügbare Zeit oder einfach nicht genug Leute ist es sinnvoll, einen lokalen Partyveranstalter mit der Ausrichtung der CSD-Party zu beauftragen. Der hat genug Erfahrung und weiß genau was er tut, was er beachten muss und wie er das Event so bewirbt, dass auch genügend Leute erscheinen. Wird es größer, ist auch eine Kooperation mehrerer Veranstalter oder Szenewirte denkbar – sprecht hier mit allen möglichen Partnern.

Natürlich sieht die Kalkulation anders aus als bei einer Selbstorganisation. Üblicherweise wird ein Festbetrag für die Party oder eine Beteiligung pro Gast von z.B. 2 € brutto vereinbart. Ein großer Teil des unternehmerischen Risikos verbleibt beim Veranstalter, auch wenn natürlich auch für Euch gilt: Wenig Gäste = wenig Einnahmen.

Passende Location finden

Entscheidet ihr euch dafür, die Organisation selbst in die Hand zu nehmen, beginnt es mit der Suche nach einer Location. Hier ist neben der Größe (für einen CSD mit 1000 Besuchern lohnt es sich nicht, eine Diskothek mit 2.000 qm zu mieten – in jedem Fall wird es dann leer = die Stimmung schlecht) vor allem das relevant, was auch für Immobilien zählt: Lage, Lage, Lage. Ist die Location außerhalb und/oder vom Straßenfest schlecht zu erreichen, richtet einen Shuttleverkehr ein. Pro Shuttle-Bus müsst ihr 500 bis 750 € an Kosten einplanen.

Eine oft angewendete Absprache mit der Location ist folgende: Ihr erhaltet die kompletten Einnahmen aus dem Eintritt, der Location-Betreiber behält alle Einnahmen aus der Gastro. Sprecht hier (falls vorhanden) mit mehreren Locations, um das Beste Angebot rauszuholen. Eventuell bekommt ihr eine kleine Gastro-Beteiligung oder die Beteiligung an Kosten wie z.B. Werbung oder Acts.

DJs und Künstler buchen

Gute Musik ist das A und O jeder Party, das ist keine Überraschung. Verschafft euch einen Überblick über verfügbare Szene-DJs. Wenn ihr aus dem Pool der deutschlandweit bekannten Szene-DJs bucht, könnt ihr eigentlich nicht viel falsch machen. Kalkuliert hierfür 250 bis 500 € pro DJ. Sehr cool ist auch die Ergänzung durch Sänger oder Musiker. Oft kann euch der DJ einen Tipp für einen Act aus diesem Bereich geben.

Eine Sache gibt es bei der guten Musik aber noch zu beachten: Gut liegt nämlich im Auge des Betrachters bzw. im Ohr des Hörers. Die Musik muss nicht nur gut sein, sondern auch passen. Es gibt Städte, da ist Electro-Sound das Maß aller Dinge, während in anderen Städten primär Pop-Musik gehört wird. Es macht keinen Sinn auf der Main-Area einen Techno-DJ abzustellen, wenn dann alle Gäste auf die zweite Area flüchten, auf der Schlager oder Pop laufen.

Auch bei den DJs bitte die Nebenkosten beachten. Manche legen mit Plattenspielern oder CDs, viele einfach nur mit Notebook auf. Braucht der DJ ein Mikrofon? Sehr geil (wenn noch Budget da ist) sind Special Effects: Konfetti, CO2-Shooter oder Ballon-Abwurf.

Zusätzliche Kosten beachten

Ja, das Thema mit dem Kosten haben wir schon oft erwähnt und erwähnen auch laufend, wie vielen die einzelnen Positionen kosten. Das hat den einfachen Grund: Es ist extrem wichtig, denn für die CSD-Finanzierung ist relevant, was am Ende übrigbleibt. Zahlt ihr m Ende sogar drauf, hättet ihr euch den Aufwand sparen können.

Es gibt noch ein paar Kostenposten, die zumindest mal erwähnt werden müssen:

  • GEMA: Die GEMA möchte Geld für die Musik – der genaue Betrag richtet sich nach Eintrittspreis und Besucherzahl. Nutzt ihr auf der Party Live-Musik, ist wieder ein anderer Betrag fällig. Wendet euch telefonisch an die GEMA um den Preis zu kalkulieren oder fragt in der Location nach.
  • Vergnügungssteuer: Klingt doof, gibt es aber wirklich. Viele Städte erheben eine sogenannte Vergnügungssteuer. Diese richtet sich entweder nach Veranstaltungsfläche und/oder Höhe des Eintrittspreises oder wird prozentual als sogenannte Kartensteuer auf den Eintrittspreis (Brutto-Preis) erhoben. Fragt im Zweifelsfall bei der Stadt nach.